COMO PROTEGER LOS ARCHIVOS DE MI NEGOCIO

Recomendaciones para proteger los archivos vitales de un negocio y minimizar la perdida en caso de fallos en el disco duro donde están guardados.

COMO PROTEGER LOS ARCHIVOS DE MI NEGOCIO

El tener los archivos protegidos en caso de fallos de los medios de almacenamiento es una preocupación que muy a menudo se cuestionan dueños de negocios donde en su trabajo se maneja mucha información.

En una empresa donde los trabajos e informes se almacenan en distintos computadores teniendo varias copias del mismo, o también se comparte una carpeta en la red y se guarda toda la información de la empresa en ella. ¿Qué pasaría si ese disco duro donde esta todo el negocio almacenado se quemara?, o ¿si el computador dejara de funcionar?

Esta es una interrogante que ha rondado en la cabeza de muchos dueños de empresa, donde algunos verían el fin de su negocio.

UN CASO

Pidieron mis servicios en una empresa de Ingeniería Civil especializada en Hidráulica, en ella cuentan con varios computadores. Después de revisar el estado general de la empresa descubrí que en un equipo se ha instalado un Disco Duro de 500 gigas y todos los usuarios almacenan la información que desarrollan de los proyectos de la empresa en ese disco de manera centralizada, para así, no caer lo terrible de tener "varias versiones del mismo documento".

Unificar todos los documentos realizados por los usuarios en un solo disco duro dentro de toda la empresa se le llama “Servidor de Archivos”. Pero no piensen que un Servidor de Archivos es un computador gigante, lleno de cables saliendo de él y que costaría varios millones. Mas adelante les explicaré porque.

El Gerente me presentó la interrogante de tener protegida la información de sus proyectos almacenados en ese disco y le expliqué que deberían hacer respaldos constantes en DVD para mantener la información a buen resguardo.

Pero este tipo de protección no es viable para esta empresa, ya que me contó que en cada proyecto interfieren planos topográficos, informes técnicos, análisis estadísticos, documentos de Autocad, fotografías de alta resolución del terreno, fotos aéreas, planillas, versiones en PDF y un sinfín de documentación que fácilmente abarcan unos 30 gigas de datos en cada proyecto y en todos los proyectos que están trabajando actualmente suman más de 180 gigabyte de información.

Si alguien ha tratado de guardar un DVD con datos, sabrá que toma entre 15 y 30 minutos el proceso dependiendo de si son algunos archivos grandes o varios cientos de pequeños documentos, imaginen guardar 180 gigabyte, tomaría varias horas, y el tiempo no es un aliado en una empresa con 12 personas entre ingenieros y administrativos accediendo a datos al mismo tiempo y tratando de cumplir los tiempos de entrega de los proyectos para no caer en multas.

Así que le expuse una solución intermedia, donde se obtendrá una mayor seguridad de los datos hasta que se finalice un proyecto y este pueda ser guardado en DVD u otro medio de respaldo.

RAID 1 O DISCO EN ESPEJO

Una forma de asegurar información para minimizar los fallos de disco duro es contar con un RAID 1 o Sistema RAID que crea una copia exacta o espejo de un conjunto de datos en dos o más discos tolerante a fallos. Dicho de una forma más coloquial, es el tener dos discos duros en un equipo y que ambos se almacene exactamente la misma información, así, si fallase uno, automáticamente el otro seguiría con el control y los usuarios no perderían sus datos. 

EL NUEVO Y FLAMANTE SERVIDOR DE ARCHIVOS


En el caso de de esta empresa, se compró un “cofre” que es una unidad portátil con conexión USB y este en particular tiene la capacidad de colocar 2 Discos Duros Sata en su interior. Por medio de unos interruptores se puede programar los discos duros para que trabajen e RAID 1.

Luego se ha conectado en un computador que se usará como central, se compartió carpetas en el disco y todos los usuario comenzaron a guardar la información de los proyectos en forma centralizada y con una mayor seguridad. En caso de fallo del computador, simplemente se conecta en otro equipo y los trabajadores siguen accediendo a él, ya que el cofre se conecta por USB al computador. Y si falla uno de los discos, este cofre lo informa por medio de luces en su caja, entonces se apaga, se retira el disco que ha sido informado como malo, se pone otro de iguales características y capacidad, y se enciende nuevamente. El cofre automáticamente replicará toda la información al disco nuevo y al mismo tiempo se puede seguir accediendo a él, por lo que no se presenta perdida de tiempo en recuperar respaldos.

Este cofre también permite la función de unir ambos discos y dejarlos como un gran disco de doble capacidad, pero esta función no la tomaremos en este caso.

Y si hablamos de costos, el cofre, tiene un costo de $40.000.-, se usó dos discos de 1 Terabyte, cada uno tiene un costo de $60.000.- y el computador ya lo tenía la empresa, así que en total se gastaron $160.000., obteniéndose un Servidor de datos de 1 terabyte de capacidad.

Y cada vez que se termina un proyecto, en el día libre que queda se procede a almacenarlo en DVD y guardarlo para su respaldo.

OTRAS ALTERNATIVAS

Otras alternativas que se encuentran en el mercado para obtener un servidor de archivos con servicio RAID 1 son:

• Existen placas madres que permiten el crear discos RAID 1 con discos conectados directamente a ellas, todo dentro del gabinete del computador, con esto se obtiene un servidor de archivos con mayor velocidad de acceso ya que no se usa cables USB para acceder, sino que directo de la placa madre al los discos duros.

• Existe cofre que permiten tener discos RAID 1 con una conexión de Red, por lo que no se necesita conectarlo a un computador para acceder a los datos, ya que se conecta un cable de red y cualquier computador puede ver su información.

• Hay tarjetas pci que se conectan en la placa madre del equipo y que permite conectar dos o mas discos duros para hacer varios tipos de RAID.

• Otra alternativa es algunos sistemas operativos permiten transformar dos discos duros dentro de nuestro equipo en un disco RAID 1 sin equipamiento físico especial, algunas versiones de Windows lo hacen, y cualquier versión de Linux también.